Mise à jour du Kbis d’une société : Obligations légales et étapes à suivre

Dans le cadre juridique, les sociétés sont considérées comme des entités juridiques distinctes, désignées comme personnes morales, pour les distinguer des personnes physiques. Ces personnes morales possèdent leur propre document d’identification officiel : l’extrait Kbis. Ce document joue un rôle analogue à celui de la carte nationale d’un individu français et doit refléter avec précision les caractéristiques et la situation actuelle de l’entreprise. La mise à jour du Kbis d’une société suit cependant une démarche administrative bien distincte, nécessitant souvent l’intervention d’une avocate fiscaliste ou d’un expert-comptable.

Pourquoi et quand mettre à jour son extrait Kbis ?

L’extrait Kbis constitue une source d’information essentielle pour les tiers, particulièrement les partenaires commerciaux potentiels.

Par conséquent, toute évolution significative concernant la société nécessite une actualisation de ce document.

Généralement, chaque modification des statuts d’une entreprise entraîne obligatoirement une mise à jour du Kbis. Pour déterminer quand cette actualisation s’impose, il faut examiner les informations figurant sur ce document.

Notons que la majorité des changements statutaires d’une entreprise s’inscrivent dans un cadre procédural spécifique.

Ces modifications nécessitaient une prise de décision conforme aux dispositions légales ou aux règles établies dans les statuts.

Les décisions doivent cependant être adoptées lors d’une assemblée générale extraordinaire et consignées dans un procès-verbal (PV D’AG).

Par ailleurs, les modalités de validation des décisions en assemblée varient selon la structure juridique de l’entreprise.

Les processus décisionnels diffèrent significativement entre une société à responsabilité limitée (SARL), une société anonyme (SA) ou une société en nom collectif (SNC). Par exemple, dans une SARL, les règles de quorum et de majorité varient selon la date à laquelle la société a été créée. 

En revanche, pour une société par actions simplifiée (SAS), ce sont les statuts qui fixent librement les modalités d’adoption des décisions.

Les dossiers nécessaires pour une mise à jour de l’extrait Kbis d’une société

Pour la mise à jour de l’extrait Kbis de votre société, vous devez suivre certaines démarches administratives.

Une fois ces procédures accomplies auprès du greffe des tribunaux, celui-ci vous délivrera un Kbis actualisé.

Il est important de noter qu’il n’est généralement pas nécessaire de solliciter un nouveau Kbis puisque le greffe vous transmettra automatiquement la version mise à jour après validation des modifications.

La procédure de modification du Kbis pour les entreprises commerciales doit être effectuée soit :

• Auprès du greffe du Tribunal de commerce ;
• Par l’intermédiaire de l’organisme centres de formalités des entreprises (CFE) dont relève votre activité.

Votre dossier de demande de modification doit comporter plusieurs documents essentiels :

• Le procès-verbal de l’assemblée générale ayant approuvé la modification ;
• Un exemplaire actualisé des statuts de la société ;
• Le formulaire M2 (ou M3 si les changements concernent le dirigeant) correctement complété et signé par le représentant légal ;
• Le cas échéant, l’attestation de publication dans un journal d’annonces légales (certaines modifications mineures ne nécessitent pas toujours de publication, même si la majorité oui).

Bon à savoir : les pièces justificatives requises varient selon la nature de la modification à apporter au Kbis.

Par ailleurs, la plupart des modifications statutaires ou relatives aux dirigeants nécessitent une publication dans un journal d’annonces légales.

Par exemple, un changement d’adresse du siège social exigera de joindre au dossier l’avis de publication paru dans le journal d’annonces légales.

Dans quels cas la mise à jour de l’extrait Kbis d’une société est-elle nécessaire ?

Comme l’extrait Kbis constitue la véritable carte d’identité d’une entreprise, ce document officiel, délivré par le greffe du tribunal de commerce, recense toutes les informations essentielles concernant une société commerciale.

Au cours de la vie de l’entreprise, de nombreux changements peuvent survenir, nécessitant la mise à jour de l’extrait Kbis de votre société.

Que ce soit pour des raisons stratégiques, administratives ou légales, il est important de connaître les différentes situations qui imposent une modification du Kbis afin de maintenir la conformité de votre entreprise avec la réglementation en vigueur.

Voici un panorama des principaux cas nécessitant cette démarche :

Changement de dénomination sociale ou de sigle

Lorsque les associés décident de modifier le nom de leur société ou son sigle, cette information doit être mise à jour sur le Kbis.

Cette modification doit également être rapportée sur tous les documents officiels émis par la société, notamment les factures.

Changement de forme sociale

La forme juridique (SARL, SA, SNC, etc.) apparaît sur le Kbis. Une transformation de la structure juridique, par exemple lorsqu’une SARL dépasse le seuil de 100 associés, nécessite une mise à jour du document.

Changement d’adresse du siège social

Le siège social, lieu où sont prises les décisions concernant la société, peut être transféré. Ce transfert entraîne une modification du Kbis pour et faire figurer la nouvelle adresse.

À noter que si le siège social est au domicile du gérant et que ce dernier déménagement, deux formalités distinctes sont nécessaires : le changement d’adresse du gérant et le transfert du siège social.

Évolution du montant du capital social

Le capital social peut être augmenté ou réduit pour diverses raisons (accueil de nouveaux associés, apurement des pertes).

Ces opérations ont nécessité une modification des statuts et du Kbis pour refléter le nouveau montant.

Modification de la durée de vie de la société

La durée d’une société (maximum 99 ans, reconductible) est inscrite sur le Kbis. Tout changement de cette durée doit être enregistré pour informer les niveaux.

Changement de la date de clôture de l’exercice social

La date de fin d’exercice comptable apparaît sur le Kbis. Son changement doit être signalé, car elle détermine notamment le délai d’approbation des comptes (six mois après cette date).

Changement de dirigeant

L’identité du dirigeant figure sur le Kbis, car il est le seul à pouvoir engager la société. Tout changement, qu’il s’agisse d’une démission ou d’une révocation, doit être enregistré.

Les modalités de révocation varient selon la forme sociale (libre dans les SA, nécessitant un juste motif dans les SARL, SCI ou SNC).

Changement d’objet social

L’objet social indique l’activité de la société. Toute évolution de l’activité nécessite une modification du Kbis, qui doit être déposée au RCS dans le mois suivant la décision.

Changement d’établissement principal

Le lieu d’exploitation de l’activité (établissement principal) peut être distinct du siège social. Tout changement de cet établissement doit être mentionné sur le Kbis.

Conclusion

La mise à jour de l’extrait Kbis est une démarche incontournable pour garantir la conformité de votre société et préserver la confiance de vos partenaires. Chaque modification de votre entreprise, qu’il s’agisse d’un changement d’adresse, de dirigeant, de capital ou d’activité, doit être rapidement déclarée pour éviter toute complication administrative ou juridique.

Simplifiez-vous la vie : plutôt que de naviguer seul dans les formalités parfois complexes, confiez la mise à jour de votre Kbis à des experts.